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采购治理解决方案

致远采购治理系统解决方案实现了采购一体化的管控,将集中采购和疏散采购融入到组织体系当中进行支撑,实现流程化治理,实现先进的管控模式。同时,抽取ERP系统的结构化数据,补齐ERP在过程管控上的不。利用平台的开放性,打造成果富厚,系统成熟和稳定的采购治理系统。

通过致远采购治理系统,可以实现:

1.阳光采购、通过岗亭、职权范例采购流程,强化内控,实现采购合法合规。

2.实现先进的协同统一平台,将供给商的治理和协同实现在线,提高了采购效率,缩短了采购周期。

3.采购流程一目了然,物资从计划、采购、进货、付款等都可以实现全程跟踪,信息可追溯,并与ERP集成形成完整的采购治理体系。

4.系统易于实施,快速见效,能够快速降低采购本钱;业务摆设灵活,能够适应企业的种种治理和流程变革,可以在差别的范畴漫衍推广。

采购治理方案概述

  • 治理难题

    在企业运营当中,采购治理主要存在以下几个难题。

    1. 信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成,采购信息没有实现有效共享,包罗采购方与供给方之间、企业采购部分与相关部分之间以及治理者与实施者之间。

    2. 采供双方未建立稳定的协作干系。这是旧的采购模式造成的,它们以临时的或短期的合作机制为主,造成了竞争多于合作,进而导致了采购过程的不确定性。

    3.与预测和物料需求计划结合不紧,即不能有效凭据生产需要组织采购,实现物料的供给计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资和计谋相一致。

    4.无法跟踪采购情况,包罗请购单处理惩罚、采购单处理惩罚、询价单报价单处理惩罚;运输处理惩罚、收货处理惩罚、质量控制等。

    5.缺乏制约(采购事务的授权、签、批准、执行和记录没有进行职务分类),容易导致暗箱操纵。缺乏对供给商的评价和治理。

    总之,由于不通畅的信息以及落后的采购模式,在市场需求生变革时,采购方不能改变已经提供给供给方的采购合同,企业响应用户需求的能力痴钝。

  • 方案目标

    阳光采购:凭据“果然、透明、科学”和“采购、执行、监管分立”的原则,依靠科学化、合理化的采购制度和监管束度,有效制止采购过程中的暗箱操纵。

    降低本钱:通过汇总各分公司疏散采购需求,实现集中采购,提高议价优势,通过引入合适的供给商,合理的竞价议价谈判,有效降低采购本钱。

    范例内控:通过信息化手段范例采购流程,完善合法、合规的招投标业务流程,加强审批流程控制和数据统计阐发,强化对采购业务的管控与监督。

    统一治理:集团与供给商统一平台,统一授权,协作对接,可以使与供给商对接的业务越发范例,确保供给商质量,逐步提高供给商整体水平。

    提高效率:优化采购流程,实现采购部分与供给商在线协同,包管相同的高效、准确减少事务性事情,减少人为不对,实现无纸化办公。

  • 系统概述

    采购治理是一个开放的系统,通过主流底层技术和多级的权限控制体系,范例的国际标准接口,可以买通ERP系统和其他业务系统,实现一站式的电子信息处理惩罚,制止信息录入错误和信息孤岛的出现。同时,协同办公平台自身业务模块间可以实现无缝衔接,轻松贯穿,真正实现组织内部协同、财产链协同和社会化协同的大格式,为企业战略制定与精准执行保驾护航。

采购治理方案成果

  • 采购模式组织支撑
  • 采购门户
  • 采购需求治理
  • 采购立项治理
  • 采购寻源治理
  • 采购执行治理
  • 采购报表

采购治理最重要的是凭据差别层级差别部分的采购需求,制定科学的采购计谋,这就需要包管信息在组织间递无衰减,同时在采购执行过程中,针对差别类型的商品需要接纳集团采购和区域独立采购的模式,以控制采购品的质量和采购本钱,这就需要进行采购信息的上报与下级授权。而对付供给商来讲,实现内外协同又需要一套平台统一,治理逻辑疏散,相对独立的组织支撑平台。


致远组织引擎不但能够支撑企业内部采购部分对付采购模式的要求,通过完整的组织权限和治理体系,保障信息流通和权责的独立,同时,支撑在一个平台中,为供给商提供逻辑独立的空间和组织引擎,将组织的上下游视为一个整体纳入治理,提高了采购响应效率,又通过逻辑疏散包管了各自的信息宁静。


致远提供灵活本性化的空间设计器、页面设计器等,用户可凭据治理需要和治理重点构建差别维度的门户空间。针对采购治理,可提供以下几类门户:


1.采购部治理门户

采购治理人员登录到企业内部的协同办公平台拥有专属的采购治理门户,该门户包罗了与采购相关的流程、待办、报表与文档,治理人员也是通过该门户与供给商进行协同交流。成果模块自动列出与本岗亭权限相关的按钮,例如请购审核、采购计划、订购统计等成果,方便操纵。


2.供给商内部分户

针对上文提到,致远可为供给商提供逻辑疏散的组织支撑引擎,一同匹配了供给商独立的办公门户,该门户是与集团公司进行信息接收、采购相同、事务处理惩罚、投标文件递交、收货查询和信息检察的窗口,通过门户到达事务提醒、信息聚焦、提高办事效率的目的。


3.移动办公门户

致远推出的采购治理平台同时支持移动办公形式,无论内部员工还是供给商都可以通过手机移动端或者微信获取最新的采购事宜治理,采购咨询的检察,利用碎片时间处理惩罚事情。


采购项目的起点来源于需求,一方面可以从业务开展过程中按需起,也可以凭据ERP的生产计划进行采购的起及信息推送。


虽然,对付按需起的物品采购时,可以填写物料请购单起,详细记录请购信息,准确执行请购流程。


为了不绝提高采购部分的办事满意度,了解各业务部分和职工对采购商品和采购部分的要求,采购部也可出二维码调查,收集评估信息,为更好的制定采购计划做准备。


采购立项阶段需要针对之前提报的采购需求进行分类和评估,建立采购项目进行采购寻源前的准备。对所采购的物料进行阐发决策,制定供给商准入资格,判断是否接纳招标,或是接纳询价和竞价的形式,通过相关部分卖力人的决策,完建立项,最终形成采购预案。


如果接纳招标的形式进行供给商的选择,就可以着手进行招标前的策划事情了。采购部业务员凭据采购计划的物资种类、数量、采购金额,依据组织的有关划定,体例招标计划,确定“招标方法”并提请上级领导审批。


招标计划审批完成后系统自动生成招标管控表,招标办治理员及组织相关监督部分实时可以检察招标进度。包罗查询同类物资历史数据、已有或潜在供给商的查找及鉴别;技术交流,开端确定加入投标的供给商,并实时上报完成情况,招标监督治理员可以实时查询招标进度。


进入采购寻源阶段,需要凭据之前制定的采购方案寻找合格的供给商,包罗切合资质的新供给商和新产物的供给商。寻源可以接纳招标、谈判、询价和竞价的方法,选择相关的流程,组建评审小组。


(1)招标前准备

采购部业务员可以查询同类物资历史数据、已有或潜在供给商的查找及鉴别;开端询价;技术交流,开端确定加入投标的供给商,并实时上报完成情况,招标监督治理员可以实时查询招标进度。


(2)招标策划

项目招标启动前策划审批,业务员需提供招标质料:包罗策划书、历史数据、招标书、技术标准与技术要求书、技术与商务评标标、会议记录、报价表; 可以关联标前准备事情表中的“供给商名单”,经审核通过后系统自动送电子招标邀请函,短信提醒、投标包管金缴纳通知单及开标记录底表。

如果是邀请招标,供给商信息可以从SRM系统当中获取,如果是果然招标可以集成企业官方门户或者专属的招标网站,通过果然报名的方法进行供给商选拔。

针对果然报名,企业可以通过线上门户或者线下媒体进行遍及招募,致远提供二维码解决方案,通过手机扫描就可立即报名和询价报价,同时数据关联进采购系统中,高效方便。


(3)开标

该表主要用于用以存储供给商报价信息;在开标启动前,任何人不可见;系统可以自动记录投标时间。


(4)供给商投标资格审核

采购部业务员针对供给商加入项目投标事宜进行报名登记及资格审查,“通过”的供给商可加入后续投标事情。采购部业务员对供给商缴纳标书费及包管金进行登记。此处可修正资格审查结果,未定时缴纳用度的供给商,后续不可加入投标。


(5)招标函布

纳入集团企业供给名录的供给商拥有采购平台账号,通过供给商门户收取招标邀请函,并对加入投标情况进行确认。加入投标人电子填写授权委托人,并可打印此回执,在线下盖印并扫描,通过上文件进行电子回执。


(6)供给商在线报价

供给商可以在线进行投标报价环节,通过权限控制,实现各个供给商报价“背靠背”不可见。


(7)开标治理

招标治理员凭据项目情况,起技术标、商务标的评审,关联“招标管控底表”信息,经批准后启动现场开标步伐; 通过现场会议方法,并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程。


(8)招标结果

招标结果经审批通过后系统凭据开标结果自动起《中标通知书》;投标供给商实时收到待处理惩罚提醒。


(9)合同审批

采购部业务员关联商务评标结果,自动带出当前中标供给商及相应的投标报价信息。在付款阶段部分可以自主填写付款阶段、付款比例,系统对中标价格及合同总价做控制。


在采购作业所需的全部条款与供给商告竣一致后,将进行采购执行阶段,起采购订单,进行相关合同的订立。


(1)采购订单

采购部业务员凭据合同协议,向供给商下采购订单,此单可作为结算依据。


(2)付款申请

采购部业务员在治理付款申请时,可关联采购类合同台账,实现采购过程的控制。付款部分也可以与ERP集成,获取申请单号、处理惩罚标识。起时直接关联ERP的基础档案及采购合同,经审批通过后数据推送到ERP。


(3)供给商试用、整改

新供给商(原质料供货)引进时,必须进行质料试用,通过试用情况,由质检、堆栈、生产等部分进行评价,凭据应用陈诉,做出试用评价,如不满意,同时应做出是否需要整改?同时起整改通知单,摆设专人跟进。


采购治理系统提供一个报表驾驶舱,可以将采购阐发数据、招投标数据、合同数据、供给商数据和付款数据阐发融入到报表体系,方便采购部分和公司领导层进行重要事项的决策。


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